1.Jelaskan pengertian dari arsip dan kearsipan!
-arsip adalah dokumen tertulis,lisan atau bergambar dari waktu yang lampau,disimpan dimedia tertulis atau elektronik,dikeluarkan oleh instansi resmi dan disimpan ditempat khusu
-kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan,penerimaan,pengumpulan,pengaturan,pengendalian,pemeliharaan,dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu
2.Sebutkan manfaat dari penyelenggaraan sistem kearsipan!
-aktivitas kantor atau organisasi jadi lancar
-sebagai alat pengingat
-sebagai alat penyimpanan warkat
-dapat dijadikan bahan dokumentasi
-dapat menghemat waktu,tenaga,dan biaya
-dapat dijadikan bukti bukti tertulis apabila terjadi masalah
-dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
3.Sebutkan 2 sifat yang harus dimiliki sistem kearsipan!
-organisasi
-individual
4.Jelaskan jenis jenis arsip berdasarkan kepentingannya!
-vital record(warkat yang sangat penting)yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau instansi
-important record(warkat penting)yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama
-useful record(warkat yang berguna)yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa
-essensial record(warkat tidak penting)yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca
5.Sebutkan dan jelaskan arsip arsip dinamis!
Arsip dinamis digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta dan disimpan dalam jangka waktu tertentu
6.Sebutkan contoh contoh arsip yang memiliki nilai kegunaan hukum!
Arsip yang dinilai kegunaan hukum ada 2:
-arsip yang mengandung peraturan peraturan dan ketentuan yang berlaku oleh orang banyak,seperti peraturan yang mengatur perniagaan jual beli,peraturan peraturan yang berkenaan dengan penuntutan perkara,ketentuan mengenai hukum,dll
-arsip yang digunakan sebagai alat atau bahan pembuktian dalam suatu kejadian hukum,seperti akte kelahiran,surat kuasa,kuitansi,surat wasiat,surat perjanjian,dll
7.Jelaskan yang dimaksud dengan manajemen kearsipan!
Manajemen kearsipan adalah perencanaan,pengawasan,pengarahan,pengorganisasian,pelatihan,pengembangan,dan aktifitas manajerial lain untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi yang ril,efektif,dan ekonomis atau efisien
8.Sebutkan alat kearsipan apa saja yang penyimpanannya secara lateral!
-rotary
-lemari arsip
-rak arsip
-kotak atau box
-ordner
9.Sebutkan hal hal yang harus diperhatikan sebelum mempergunakan peralatan arsip!
-tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
-peralatan yang digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan
-peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan
-peralatan yang disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip
-peralatan yang digunakan harus memberikan kemudahan
-memperhatikan perkembangan arsip
10.Sebut dan jelaskan bagian bagian dari guide!
-tab guide yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode kode,tanda tanda atau indeks(pengelompokan)arsip
-badan guide yaitu untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar